「感謝」を伝える英文メール作成手順を徹底解説!コレで差をつけよう!

email

 

「英文メール」と「日本でのメール」では
すこしルールが違うこと知っていましたか?

 

特にビジネスでの英文メールでは
ルールに合わせて送信しないといけません。

 

例えばこんなルール。

  • 件名では単語の最初を 大文字 にする
  • 英文メール特有の 結び がある

 

 

「うわーめんどくさそう」
って思いますよね(笑)

 

でも、大丈夫!

 

これから、「ビジネス英語」を外語大で習得した私が、分かりやすく正しい書き方を説明していきます!

 

 

というわけで、今回は

  英文メールの流れと
【永久保存版】例文集 

のご紹介です!

 

 

「やばい・・英文メール書くの初めてなんだけど」と焦っているあなたにも分かりやすく「英文メールの流れ」からご紹介しています。

 

このページを見ながらメールを打って、
時間をかけずにメール送信を
済ませちゃいましょう!

 

メールで感謝を伝える時の流れ

flow

 

冒頭でもお伝えしましたが、英文メールにはお決まりの「流れ」というものがあります。

 

この流れは基本的にフォーマルなメールであれば、どんなシーンでも対応できる「流れ」です。

 

ビジネスでは特に
ひとつでも欠けたら失礼になりかねません。

 

しっかりこの流れ通りに
メールを作成していきましょう!

 

①件名

Subject

「件名」は英語で「Subject」といいます。

 

当たり前ですが、ビジネスメールでは
「件名」を省略することはできません。

 

 

この件名で必ず気をつけることはの4つ

  • 簡潔に
  • 重要度が伝わるように
  • 内容が一目でわかるように
  • 各単語の1文字目を大文字に

 

最初の3つは「日本でのメール」と
なんら変わりませんが、

 

単語の最初を大文字にする
問題は4つ目のこれです。

 

 

例をみてみましょう

Subject:Thank You for the Meeting
件名:会議ご出席のお礼

 

 

「あれ?すべて大文字じゃなくない?」
って思った方、そうなんです。

 

この3つは例外で
小文字にする必要があります。

  • 前置詞|to on in at as from etc..
  • 接続詞|and but if so etc..
  • 冠詞 |the a an

 

 

参考までに「なくても意味が伝わるし、そこまで重要じゃないから小文字なんだね」と覚えると、けっこう簡単に覚えられます。

 

日常生活で、映画や本などのタイトルを意識すると、小文字・大文字の感覚がつかめるので、ぜひ実践してみてくださいね。

 

②呼びかけ

salutation

「呼びかけ」は英語で
「Salutation」といいます。

 

いろんなパターンで紹介するので、当てはまるものを真似して作ってみて下さいね。

 

 

【一般的な呼びかけ】

Dear ◯◯,

これが最も一般的です。
,」を最後に置くのを忘れずに!

 

 

【もっとも丁寧な呼びかけ】

Dear ◯◯:

初めてのメールのときで
もっとも丁寧な形で送りたいとき
「 , 」の代わりに「 : 」をつけましょう。

 

 

【相手の名前が分からない時】

Dear Manager:

どうしても相手の名前が分からない時
ポジション(役職)の名を使用しましょう!

 

【2人以上のとき】

Dear 〇〇, 〇〇, 〇〇,

2人以上のときは
こんな感じで「,」で名前を区切ります。

 

 

【全体にだしたいとき】

Dear colleagues,
Dear All,

「ALL」などを用いましょう!

 

 

③本文

email_body

「本文」は英語で「Body」といいます。

 

良い印象をうける感謝のメールというのは
「サッと読めるけど短すぎないメール」
です!

 

目安として45秒で読めるくらいがベスト

 

退屈させないよう、かんたんに
「感謝の言葉」を伝えましょう。

 

 

また、冒頭の文で、この2点に気をつけてみると、好印象なメールになります。

 

  • 一斉におなじ文を送っていると思わせない
  • 何に対して感謝をしているのか明確に

 

 

 

 

例えば「会議後の感謝のメール」を作るときにはこんな文を添えてみてください。

◯◯時に行った◯◯についての会議で、的確なアドバイスをくださりありがとうございました。

 

こうすることで「あなただけに作ったメールですよ」と遠回しに伝え、良い印象を与えることができます。

 

 

④結び

complimentary_close

「結び」は英語で
「Complimentary Close」といいます。

 

日本でいう「敬具」にあたるものです。

 

フォーマル度を考えながら
ここから選びましょう!

フォーマル度 結び
★★★★★ Sincerely yours,
★★★★☆ Sincerely,
★★★☆☆ Best regards,
★★☆☆☆ Regards,
★☆☆☆☆ Bye for now,

 

って、正直いくつもあって迷いますよね。

 

参考までに、初めてコンタクトをとる相手や、まだ親しくない相手であれば、「Sincerely yours,」あたりを使うと無難なんじゃないかなって思います。

 

 

余談ですがこの英文メールの「結び」は
実は、昔の名残なんです。

 

昔は、最後に「これからもあなたのパートナーであります」みたいなことを最後に誓っていました。

 

その「誓いの文」が徐々に略されて
短くなったそうなんです。

I remain your partner sincerely
私は心からあなたのパートナーでいることを誓います
Sincerely
心から

 

おもしろいですね!

 

⑤署名

signature

「署名」は英語で「Signature」といいます。

 

親しい相手であれば、
署名は名前だけでも問題ないです。

 

ですが、基本的にはフォーマルでは
名前 + 名字 です。

 

Taro Yamada

 

 

 

ちなみに本当に重要なメールであれば
手書きの署名を使うとなお良い
です!

 

手書きのサインが加わることで、
人間味がでて良い印象を与えるからです。

 

「てがきの署名」を作成してくれる無料ツールがあるので、調べてみてくださいね。

 


signature

すぐに使える!シーン別例文10選

それではシーン別に例文をご紹介します。

 

いろんな文を自分なりに組み合わせて
文をつくるのも良いと思います。

 

ちょっと事前に2つだけお伝えしとくと、

 

感謝を伝えるときに便利なフレーズは
Thank you for 〜.
です!

 

丁寧に伝えたかったら
I appreciate 〜.
です!

 

それでは!例文をみてみましょう!

 

早々に返事をもらったら

I appreciate your quick response.

早々のお返事に感謝します。

 

ミーティングが終わったら

Thank you for taking your time to have a meeting today.

本日はミーティングのためにお時間をありがとうございました。

 

助けてもらったら

Thank you for your help.

助けてくれてありがとうございました。

 

アドバイスをいただいたら

Thank you for giving me good advice.

良いアドバイスをありがとうございました。

 

面接が終わったら

Thank you for giving me the opportunity to speak with you about the position of 〜.

〜の採用面接の機会をくださり、ありがとうございました。

 

契約してもらったら

Thank you very much for the contract.

ご契約いただきありがとうございます。

 

お時間に対してお礼をしたい時

Thank you for your time today.

本日はお時間をありがとうございました。

 

褒めてもらったら

It’s very nice of you to say so.

そう言ってくださり、ありがとうございます。

心遣いにお礼をしたい時

Thank you for your thoughtfulness.

お心遣いをありがとうございます。

※thoughtfulness「思いやりの心」

 

最後に重ねてお礼をしたい時

Once again, thank you very much for 〜.

〜について重ねてお礼申し上げます。

 

まとめ

business_person

この記事のポイント

  • 英文メール特有のルールがあるので
    「お決まりの流れ」でメール作成しよう
  • フォーマル度で単語を使い分け
  • 感謝のお決まりのフレーズ
    • Thank you for 〜.
      〜してくれてありがとうございました
    • I appreciate 〜.
      〜に感謝します

 

 

ビジネスで、はじめて英文メールを作成するときが来ると、あわててしまいますよね。

 

でも大丈夫。

 

ルールはあるけれど、明確に決まっているので「お決まりの流れ」にそって作るだけ!

 

これを見ながらちゃちゃっと
メールを作成してしまいましょう!

 

 

必要であればブックマークなどしておいて、
また英文メールを作成するときにご参考にしてくださいね。

 

 

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